Το πρώτο βήμα για την εφαρμογή του Φιλικού Διακανονισμού είναι η συμπλήρωση του εντύπου Φιλικής Δήλωσης Τροχαίου Ατυχήματος το οποίο πρέπει να έχουν οι οδηγοί στο αυτοκίνητο τους.
Συμπληρώνεται από τους εμπλεκόμενους ξεχωριστά με στυλό διαρκείας. Περιλαμβάνει τα πλήρη στοιχεία των οδηγών και των αυτοκινήτων τους και τα στοιχεία των ασφαλιστικών εταιριών. Πρέπει να περιέχει αναλυτική περιγραφή του συμβάντος και των συνθηκών κάτω από τις οποίες έγινε, αλλά και σχεδιάγραμμα του τόπου του ατυχήματος. Στο τέλος πρέπει να την υπογράψουν οι οδηγοί και να κρατήσει ο καθένας από ένα αντίτυπο.
Αξίζει να τονιστεί ότι η Φιλική Δήλωση Τροχαίου Ατυχήματος δεν υποκαθιστά την δήλωση ατυχήματος προς την ασφαλιστική εταιρία η οποία θα γίνει την ίδια στιγμή που ο ασφαλισμένος οδηγός καταθέσει στη δική του Εταιρία, την Φιλική Δήλωση.
Η Φιλική Δήλωση Τροχαίου Ατυχήματος μπορεί να καλύπτεται νομοθετικά αλλά δεν την επιβάλλει ο νόμος, κάτι που σημαίνει ότι δεν είναι υποχρεωμένοι οι οδηγοί να την συμπληρώσουν, ούτε υπάρχουν ποινικές ευθύνες για την μη υποβολή της.
Με την Φιλική Δήλωση Τροχαίου Ατυχήματος καλύπτεται η ζημιά του ενός μόνο οχήματος και όχι όλων, και φυσικά δεν καλύπτει τις ζημιές στο Ι.Χ. του υπαιτίου για το τροχαίο ατύχημα. Για να αποζημιωθεί ο μη υπαίτιος πρέπει να συμφωνήσουν και οι έτεροι εμπλεκόμενοι οδηγοί.
Τα χρήματα καταβάλλονται από την ασφαλιστική εταιρία στον πελάτη της και στη συνέχεια, αυτή τα εισπράττει από την εταιρία του οδηγού που έχει την ευθύνη για το ατύχημα. Οι Ασφαλιστικές Εταιρίες που συμμετέχουν στο Σύστημα Φιλικού Διακανονισμού προτρέπουν τους ασφαλισμένους να συμπληρώσουν την δήλωση καθώς τους εξυπηρετεί σημαντικά, τόσο από οικονομικής πλευράς, όσο και από πλευράς διαδικασιών.